Guide
13 Vanliga Misstag Vid Outsourcing av Lön & Ekonomi
Ekonomi- och löneoutsourcing är en lösning som fortsätter att öka i popularitet. Det beror främst på att företag, från små till stora, har stort behov av att dessa tjänster utförs effektivt med god kvalitet.
Det finns många och övertygande skäl som talar för outsourcing av ekonomi- och löneprocesser.
1. Skippat ”hemläxan”
Att säkerställa att en god förståelse av företagets nuvarande och framtida behov finns, är grundläggande för att rätt beslut ska kunna fattas.
Risken för felaktiga beslut ökar med en otydlig och/eller felaktig bild av nuvarande situation. En ytterligare risk är att syftet och målet med outsourcingen inte är samstämmigt med företagets mål och vision. Detta kan medföra onödiga kostnader, skapa oro internt samt en utdragen process gällande implementation och överföring av arbetsuppgifter till outsourcingpartner. Tidplanen för att uppnå den uppsatta målbilden kan även påverkas negativt.
En allvarlig konsekvens med att fuska med ”hemläxan” kan vara att företaget väljer en felaktig outsourcingsmodell/lösning som inte passar företagets behov.
NORIANs erfarenhet: Vi ser att företag som lägger stor vikt på det förberedande arbetet har en bättre förutsättning för en lyckosam outsourcing, alltså en väl genomarbetad analys av nuvarande situation samt specificerat syfte och strategiskt mål med outsourcingen. Om inte tid och kompetens för detta arbete finns inom företaget råder vi att anlita extern hjälp.
2. Att vilja för mycket samtidigt
Det är lätt att vilja göra för mycket på en och samma gång då en förändring ofta leder till att man vill ”passa på” att göra förbättringar. Det är lätt att underskatta en förändringsresa då den kan bli både tids- och resurskrävande.
Ett implementeringsprojekt där det ingår ett byte av en outsourcingspartner och flera system samtidigt har en högre riskfaktor och kan innebära ett försenat eller i värsta fall ett havererat projekt. Åtgång av tid och resurser för genomförandet av projektet beror självklart på företagets komplexitet och verksamhet. Det kan ta tid att vända på ”skeppet” och att dessutom göra allt på en gång kan skapa en pressad situation för personalen vilket riskerar att medföra sjukskrivningar och/eller kvalitetsbrister.
NORIANs erfarenhet: Ha respekt för förändringsarbete och vad det kommer att krävas av företaget internt. Vid planering av att byta till en outsourcingspartner samt flera system, vid samma tidpunkt, behöver företaget göra en djupgående analys där det tas fram en risk- och åtgärdsplan. I vissa fall förutsätter möjligheten för en outsourcing att IT-miljön måste förändras genom ett eller flera systembyten parallellt. Vår rekommendation, om möjligt, är att en sådan implementation sker stegvis för att minska risken.
3. Förstår inte vikten av implementationsfasen
Ett vanligt misstag är att det, när avtalet med outsourcingpartnern är underskrivet, tas för givet att outsourcingpartnern tar över helt och ror projektet i hamn. Det är en sanning med modifikation. Ja, outsourcingspartnern driver överföringsprojektet men ansvaret för att genomföra förändringen internt ligger fortfarande hos företaget.
Risken med att lägga för mycket ansvar på outsourcingpartnern kan medföra att företaget missar kritiska moment såsom att inte förbereda tid hos personalen för överlämningsarbetet eller att löpande kommunicera och informera internt om det förberedande arbetet och vad det innebär.
Att inte förstå vikten av implementationsfasen och vad den för med sig innebär en risk för företagets verksamhet. Det finns också en risk att nyckelpersoner avslutar sin anställning och att det med dem försvinner viktig kunskap. Detta skapar onödiga kvalitetsproblem och bidrar till en dålig start för samarbetet.
NORIANs erfarenhet: En bra implementering ökar kvalitén och förutsättningen för det kommande samarbetet. Lägg därför extra ”krut” på denna initiala men ack så viktiga fas. Utse tidigt i processen nyckelpersoner inom företaget som är med och driver samt kommunicerar förändringen internt. Ett ytterligare verktyg, för att implementeringen och kunskapsöverföringen kan genomföras på ett säkert sätt, är att erbjuda en bonus till de anställda som är uppsagda så att de stannar under överlämningsfasen. Viktigt är också att planera för oförutsedda händelser, dvs skapa riskåtgärdsplaner.
4. Den mänskliga aspekten
Det är lätt att underskatta vad en förändring innebär och hur den påverkar/påverkas av människans förmåga eller oförmåga till förändring. Det finns flera fallgropar:
- En ny organisation har tagits fram men företaget har inte lyckats att förankra den. Ledningen lyckas inte sälja in de nya arbetsuppgifterna och vissa medarbetare kan ha svårt att släppa sina ”gamla” arbetsuppgifter.
- Omställningen från att vara utförare av arbetsuppgifter till dedikerad krav-ställare mot outsourcingpartnern kan misslyckas pga avsaknad av förståelse av vad som krävs i rollen.
- Fortsätter med samma organisation trots outsourcing. Misslyckad kommunikation av förändring - organisationen fortsätter jobba som de alltid har gjort.
- Ytterligare problem kan orsakas av att företaget har underskattat de fackliga förhandlingarna inför en omstrukturering.
- Att underskatta den mänskliga aspekten i förändringsarbetet mot outsourcing kan bli dyrt för företaget och effekten eller mervärdet av outsourcing uteblir. Lyckas inte företaget att få med sig medarbetarna finns det risk för ökad sjukskrivning, lägre arbetsprestation och oro i ”leden”.
NORIANs erfarenhet: Respektera människan och gör dem delaktiga i förändringen. Med en tydlig och väl genomförd kommunikationsplan ökar medarbetarnas förståelse för förändringen samt dess syfte och mål.
En omställning tar tid - planera för att ge medarbetarna utrymme till att ställa om. Förutom att sätta sig in i nya och/eller förändrade arbetsuppgifter och rutiner, behöver medarbetarna även tid till att bygga relationer med outsourcingpartner.
Vi ser att ett vinnande koncept är ett engagerat ledarskap som inspirerar personalen att släppa det gamla och ta sig an det nya!
5. För stort fokus på besparingar
Vissa företag ser outsourcing som ett snabbt sätt att sänka sina kostnader utan att se den långsiktiga potentialen som en samarbetspart kan ge.
Att fokusera på att snabbt sänka sina kostnader kan medföra att andra delar som t ex förbättringsarbete och kvalitet påverkas negativt eller helt läggs åt sidan.
När företaget främst fokuserar på snabba kostnadsbesparingar ger detta outsourcingpartner endast utrymme för förvaltning av tjänsten, vilket minskar förutsättningarna för att bygga en smartare och mer lönsam ekonomi- och lönefunktion.
NORIANs erfarenhet: När företag har för stort fokus på kortsiktiga besparingar går de ofta miste om ytterligare potential av utveckling och effektivisering.
Att se outsourcingpartner som en samarbetspartner och inte som en leverantör av tjänst medför positiva synergieffekter som generar ömsesidig affärsnytta.
6. Otydlig ansvarsfördelning
Ansvarsfördelningen är en av de viktigaste delarna vid en avtals-förhandling. Att underskatta den detaljkunskaps om krävs för att förstå ansvarsfördelningen, av specifika arbetsuppgifter, är en fallgrop som företag kan hamna i.
En otydlig arbetsfördelning kan innebära att arbetsuppgifter ramlar mellan stolarna eller t.o.m. dubbelarbete när företaget och outsourcingpartnern utför samma arbetsuppgifter. En otydlig ansvarsfördelning kan även resultera i tolknings-problematik när det inte tydligt framgår vad arbetsuppgiften faktiskt innebär. Konsekvensen av otydlighet kan medföra oenighet mellan parterna.
NORIANs erfarenhet: Gör rätt från start och skapa en tydlig ansvarsfördelning genom att involvera personer i organisationen med rätt detaljkunskap. En gemensam workshop, där ansvars-fördelning samt avtal gås igenom, är ett effektivt sätt att slippa missförstånd.
7. För hård styrning
Omställningen att gå från utförare till kravställare kan vara svår och det kan vara tufft att våga släppa detaljkontrollen av överlämnade arbetsuppgifter.
Med en för hård styrning på detaljnivå hämmas out-sourcingpartnerns kreativitet till att förändra och förbättra företagets processer.
NORIANs erfarenhet: Lita på och nyttja outsourcing-partnerns erfarenhet och kompetens inom ekonomi- och löneprocesserna.
Ha tilltro till att ni har förhandlat fram ett bra avtal!
8. Att välja leverantör som inte arbetar med kontinuerliga förbättringar
Om företaget bortser från bedömningskriteriet, kontinuerliga förbättringar, vid upphandling av avtal kan valet av outsourcing-partner hamna på en leverantör som inte fokuserar på detta.
Att inte kontinuerligt arbeta med förbättringar innebär att företaget förlorar en möjlighet till att följa utvecklingen inom branschen såsom användandet av modern teknik och utveckling av effektiva processer.
Om företaget blir omsprungen av sina konkurrenters lönsammare processer påverkas självklart företagets konkurrenskraft på marknaden.
NORIANs erfarenhet: En outsourcingpartner som arbetar kontinuerligt med verksamhetsutveckling, ex.vis LEAN och innovativa lösningar kan erbjuda företag en effektivitet som medför lägre kostnader vilket resulterar i lägre pris till företagets slutkund.
9. Avvikelser mellan avtal och förväntningar
Om företaget inte är tydligt nog gentemot outsourcingpartnern gällande förväntningar eller har säkerställt att outsourcing-partnern förstått företagets förväntningar på samarbetet uppstår avvikelser mellan avtal och förväntningar.
För en kund är ofta förväntningar lika viktiga som det skriftliga avtalet, även om det inte är legalt bindande, och en ouppnådd förväntan skapar besvikelse samt missnöjdhet hos företaget.
NORIANs erfarenhet: Att redan vid avtalsförhandlingarna diskutera förväntningar och säkerställa att motparten har samsyn är att rekommendera. Båda parter bör vara lyhörda och lyssna på varandra samt våga följa upp hur väl förväntningar har uppfyllts.
10. Dålig styrning och uppföljning
När företaget inte förstår vikten av att implementera en intern organisation, med ett arbetssätt anpassat för styrning och uppföljning gentemot en outsourcingpartner, löper samarbetet stor risk att försvåras. Att den interna organisationen inte innefattar en person, med de rätta kvalifikationerna, som är ansvarig gentemot avtal och outsourcingpartner är ytterligare en faktor som kan leda till försämrad styrning och uppföljning.
Konsekvenser av att inte ha rätt person på rätt plats och att denne inte har ett implementerat arbetssätt kan medföra stagnation av utvecklingen av företagets processer, risk för att man missar ej fungerande områden vilket bidrar till fördröjning av åtgärdsaktiviteter samt att samarbetet blir ”tungarbetat”. Den förväntade positiva effekten av outsourcingen kan därmed försenas eller helt utebli.
NORIANs erfarenhet: Att redan från början se över den interna organisationen och tillsätta rätt profil som ansvarig ser vi som en viktig faktor till att uppnå god styrning och uppföljning av outsourcingsamarbetet. Kontaktpersonens roll är att driva och följa upp samarbetet gentemot outsourcingpartnern framåt såväl internt som externt. Exempel på frågeställningar vid tillsättning av denna roll kan vara: Kan personen klara av många bollar i luften samtidigt? Är hen strukturerad? Har hen erfarenhet av att driva projekt? Är hen lösningsorienterad? Vågar samt har hen mandat att ta beslut?
Det är lika viktigt att den interna organisationen hos företaget stödjer denna roll för att samarbetet ska generera positiva effekter för båda parter.
11. Underskattar svårigheter i kommunikationen
Vi är alla olika och hur vi förmedlar och tar emot information är personberoende och därför kan det lätt bli missförstånd mellan parter. Kroppsspråket är ett viktigt stöd i kommunikation mellan människor men i dagens digitaliserade värld försvåras kommunikationen ytterligare eftersom den mest sker via e-mail, telefon eller andra digitala kommunikationsvägar.
En tydlig kommunikation mellan företaget och outsourcing-partnern är kärnan i ett lyckat partnerskap. En icke fungerande kommunikation kan innebära att parterna arbetar mot olika mål och lever i två parallella världar. En utmaning kan också vara att inom olika branschverksamheter används olika termer som är nya för outsourcingspartnern.
Konsekvensen av att kommunikationen inte fungerar tillfreds-ställande kan resultera i förseningar, fel i leveranser och skapa ”tidstjuvar” när tid måste läggas på förtydliganden och möten för att reda ut missförstånd samt skapa och utföra åtgärds-aktiviteter.
NORIANs erfarenhet: Bekräfta mottagen information med hjälp av ”kvitto” för att säkerställa samsyn. Efter ett samtal bör mottagaren, i slutet av samtalet eller via e-mail, summera mottagen information för att verifiera att jag som mottagare har förstått budskapet.
Våga ställa frågor vid osäkerhet för att undvika missförstånd.
12. Förstår inte kulturella skillnader
Många företag inom outsourcingsbranschen har sin produktion utanför Sverige vilket kan innebära kulturella skillnader. Kulturella skillnader kring ledarskapsrollen samt respekt för organisationsstrukturer och även rädsla för att göra misstag men även att inte våga ställa frågor för att då framstå som okunnig, är aspekter att ta hänsyn till.
En annan parameter kan även vara språkutmaningar. Pratar alla i företaget engelska? Kan de anställda den engelska terminologin som behövs i dialog med outsourcingspartnern? En ytterligare utmaning kan vara tidsskillnader mellan länder, ju längre bort från Sverige desto större tidsskillnad.
Det är inte bara mellan länder det finns kulturella skillnader utan även mellan företag.
Beroende på företagets behov kan en outsourcingspartner kommuni-cera med flera inom företaget och/eller med företagets slutkunder. Därför är det viktigt att outsourcings-partnern följer företags värderingar då de representerar företagets varumärke.
Att underskatta de kulturella skillnaderna kan resultera i irritation och ”gnissel” i relationen mellan företaget och outsourcingspartnern. Det i sin tur skapar en bromseffekt i utvecklingen av företagets processer och minskar effektiviteten men framförallt tar det bort fokus från att uppnå den gemensamt satta målbilden.
NORIANs erfarenhet: Företaget bör tidigt i beslutsprocessen utvärdera vikten av språk samt hur viktigt, eller oviktigt, det är att vara i samma tidszon som outsourcingspartnern. Vår rekommendation är att företaget även i tidigt skede tar beslut om hur kontakt mellan slutkund och outsourcingspartner skall se ut.
För ett företag med en stark företagskultur är det viktigt att matcha med ”rätt” outsourcingspartner. Innan val av partner, ta er tid att säkerställa att outsourcingspartnerns företagskultur passar med företagets värderingar.
Om outsourcingspartnern verkar i flera länder är det extra viktigt att deras företagskultur råder över de landsspecifika kulturerna.
13. Att inte involvera IT i ett tidigt skede
Ett av de vanligaste misstagen är att underskatta komplexiteten av IT-infrastrukturen mellan företaget och outsourcingspartnern, till exempel åtkomst till ekonomi- och/eller lönesystem med tillhörande lagringslösningar samt eventuella andra programvaru-behov hos företaget eller hos outsourcingspartnern. Detta kan resultera i en försenad uppstart men framförallt kan det riskera att en dyrare lösning än planerat måste implementeras för att säkra åtkomster till IT-miljön mellan parterna.
Ett ytterligare exempel är när företaget inte har kartlagt och dokumenterat behörighetsrollerna, vilket medför att outsourcingspartner inte får korrekt tillgång till olika system för att kunna utföra avtalade tjänster eller att outsourcingpartnern ges behörighet till delar utanför ansvar. Om outsourcingspartner inte ha korrekt behörighet vid uppstart riskeras leveransstart. Det kan även vara så illa att arbetsuppgifter inte kan utföras om företaget redan har avslutat de interna anställningarna.
NORIANs erfarenhet: Involvera IT tidigt i beslutsprocessen. Säkerställ och besluta om lämplig lösning, tillsammans med outsourcingspartnern, innan avtalssignering. Kartlägg, säkerställ och testa behörigheter i god tid innan överlämningsarbetet startar.
En guide av NORIAN
På NORIAN har vi branschens bästa medarbetare som tillsammans har byggt upp en stark kultur baserad på innovation, samarbete och engagemang för våra kunder. Vi vill vara en långsiktig partner som bidrar till att skapa en bra grund för ökad effektivitet och lönsamhet. Vi är stolta över vad vi gör och uppnår!
EKONOMI / LÖN /
INTELLIGENT AUTOMATION
Om oss
NORIAN är en tjänsteleverantör inom redovisning, lön och automatisering med målet att leverera smartare, snabbare och bättre tjänster. Vi arbetar för att stärka våra kunders konkurrenskraft genom hög kvalitet, till ett bra pris. Vi gör detta genom vår unika leveransmodell och en hög grad av automatisering.
Läs merResurser
