Guide

Guide för Lyckosam Outsourcing

Ekonomi- och löneoutsourcing är en lösning som fortsätter att öka i popularitet. Det beror främst på att företag, små- och medelstora, har stort behov av att dessa tjänster utförs effektivt med god kvalitet.

Det finns många och övertygande skäl som talar för outsourcing av ekonomi- och löneprocesser.

Guide för Lyckosam Outsourcing

Dela denna guide!

Är ni redo för resan mot en smartare ekonomi- och löneavdelning?

Resan från strategiskt beslut om outsourcing till fullt samarbete med vald partner kan vara utmanande. Det är viktigt att välja rätt outsourcingpartner som möter era behov.

På Norian delar vi resan i fem steg för att förenkla och förtydliga processen mot målet, en lyckosam outsourcing.

1. FÖRSTÅ ERA BEHOV

För en lyckosam outsourcing bör ni som företag analysera och utvärdera era nuvarande samt framtida behov. Vad är viktigt för ert företag för att kunna nå era strategiska mål? Har ni ett behov av att öka flexibiliteten och/eller minska sårbarheten? Finns det brist i medarbetarnas kompetensnivå och/eller behov av spetskompetens? Är era processer effektiva nog? Var det länge sedan ni uppdaterade era tekniska lösningar? Jobbar ni redan idag med moderna tekniska lösningar och nyttjar ni dem fullt ut? Eller är behovet ändå krav på kostnadsbesparing men var kommer då kvalitén in?

Det är viktigt att förstå era behov inför en outsourcing.

Vision, syfte och mål

Vad är er vision?
Specificera syfte gällande visionen.
Vilken roll ska ekonomi- och löneavdelningen ha inom ert företag?
Konkretisera tydliga mål för ekonomi- och löneavdelning.

Nuläge

Vad är er styrka inom ekonomi- och löneavdelningen?
Vad har ni för utmaningar och risker idag?

Lista och prioritera era behov
Hur kan en outsourcingslösning stödja er på denna resa?

Om utvärderingen av era behov resulterar i att outsourcing kan hjälpa er mot er strategiska målbild då är ni redo att gå vidare till nästa steg i processen – ”Beslut om outsourcing”.

2. BESLUT OM OUTSOURCING

När beslut ska tas om outsourcing finns det ett antal viktiga faktorer att tänka på och ta ställning till.

Involvera rätt personer och roller inom företagetroller inom företaget.

För att en upphandling av outsourcing ska bli lyckosam krävs en tydlig kravställning och att ni som organisation har förstått era behov. En förutsättning för detta är att rätt personer och roller med praktisk kunskap i företagets ekonomi och/eller löneprocesser är delaktiga. Redan i detta steg är det också viktigt att veta vilka förutsättningar det finns inför en överlämning såsom detaljerad dokumentation, arbetsinstruktioner, rollbeskrivningar mm.

Innebär avsaknad av detaljerad dokumentation, som t.ex. en arbetsinstruktion, att en outsourcing inte är möjlig? Svar nej! Däremot kan det påverka tiden för implementering och överföring av arbetsuppgifter till outsourcingspartnern.

Lösning och plan för kommande organisation samt kommunikationsplan.

En outsourcingslösning innebär en ändrad organisation inom er lön- och ekonomifunktion. Den kommande organisationen kommer att gå ifrån att vara utförare till att vara kravställare mot outsourcingspartner. Innebär den nya organisationen att ni får en övertalighet? Tänk på att alltid ha ett nära samarbete med HR och en god dialog med facket. En annan aspekt att ta hänsyn till är tiden för detta, facket är en tredje part med ofta fullbokade kalendrar, vilket kan dra ut på förhandlingen. God planering och framförhållning är att rekommendera.

Denna omställningsresa är något som företaget måste ta hänsyn till och det är viktigt att det ges tid för medarbetarna att landa i den nya organisationen. Det är även viktigt hur den kommande organisationen ska kommuniceras och förankras inom företaget.

Val av outsourcingspartner samt leveransmodell.

Ytterligare viktiga faktorer är val av samarbetspartner och vilken typ av leveransmodell som partnern erbjuder, onshoring/nearshoring/offshoring. Vilken modell matchar bäst era behov utifrån den genomförda utvärderingen i ”Förstå era behov”?

Onshoring – outsourcing till en partner där utförandet av tjänst sker i samma land som ni är placerade i.

Nearshoring/offshoring – outsourcing till en partner där utförandet av tjänst sker i ett land med lägre lönenivå än i Sverige. Det som skiljer nearshoring och offshoring är att vid nearshoring sker utförandet av tjänst i ett land närmare Sverige, såsom i Europa. Är språket en viktig faktor för er enligt utvärderingen? Det finns flera outsourcingspartners som idag erbjuder svensktalande personal på nearshoring/offshoring orter. Tänk på att denna tjänst vanligtvis är dyrare än engelsktalande personal på samma ort.

Ta er tid att gå igenom faktorerna noggrant för att ta rätt beslut om outsourcing. Om beslutet resulterar i ett ”GO” för outsourcing går ni vidare till nästa steg i processen ”Avtal”.

3. AVTAL

En avtalsupphandling kan ske på olika sätt, genom en konsult eller att ni som företag gör det på egen hand. Den behovsanalys och de ställningstaganden ni gjort i tidigare steg ligger till grund för kravspecifikationen till en offertförfrågan (RFP - Request for Proposal). En tydlig offertförfrågan ger ett mer pricksäkert urval till att hitta rätt outsourcingspartner. Kom ihåg att IT-miljö är en viktig aspekt vid en outsourcing så se till att säkerställ med er IT-avdelning vilka önskemål och krav som ska finnas med i kravspecifikationen. Säkerställ även i offertförfrågan att outsourcingpartnern har en strukturerad process för att ta över era ekonomi- och löneprocesser på ett kvalitativt sätt. Vid urval av inkomna anbud är det inte enbart pris som bör styra er i valet av outsourcingpartner utan även offererade villkor och lösningsförslag inom nedan avtalsdelar:

Prismodell
Allmänna leveransvillkor
SLA (Service Level Agreement)
KPI/Nyckeltal
Samarbetsmodell
Överföringsprojekt

Tänk på! Det underlättar med ett konkret och tydligt avtal.

Är ni ett värderingsstyrt företag? Säkerställ då gärna att era värderingar stämmer överens med outsourcingspartnerns. En annan aspekt är inhämtande av referenser.

Referenser är viktiga! Glöm inte att kontakta de utvalda referenserna som outsourcingspartner hänvisar till. En referens kan bekräfta och beskriva den verklighet som outsourcingspartnern tidigare presenterat. Hur fungerar samarbetet, hur gick överflyttning av arbetsuppgifter vid uppstart? Varför inte passa på att fråga referensen om tips och råd?

När ni har gjort ert val av outsourcingspartner och signerat avtal bör ni informera och förankra den nya organisationen internt i företaget.

Efter att avtal har signerats är det dags för nästa steg – ”Genomförande”.

4. GENOMFÖRANDE

Överföring av tjänst/erna till outsourcingspartner utförs vanligtvis i projektform och är en viktig fas, något som ligger till grund för det kommande samarbetet. När överföringen utförs strukturerat och med god kontroll ökar förutsättning för en kvalitativ leverans och ett bra samarbete.

Utse ansvarig person.

Innan överföring av tjänst/erna påbörjas utser ni en ansvarig person som samarbetar nära med outsourcingspartnern. Er utsedda ansvariga person fungerar som ”spindeln i nätet” och kommunicerar med er interna organisation, IT, HR etc.

Tydliggör projektets mål.

Bakgrund, syfte och mål med överföringen av tjänst/erna samt plan för genomförandet ska vara tydligt formulerade och väl förankrade med alla involverade hos både er och outsourcingspartnern innan start. Detta för att säkerställa att resultatet av överföringen når uppsatt mål och för att undvika tidsförluster i projektet.

Säkerställa resurser.

För ett lyckat överföringsprojekt krävs en säkrad kunskapsöverföring och det innebär att ni behöver säkra era resurser under överföringsperioden. I vissa fall kan det finnas behov av ett bonuserbjudande för att säkerställa nyckelpersoner under projektets gång.

Tidplan för genomförandet.

Hur lång tid tar ett genomförandeprojekt? Det beror på storlek och komplexitet men generellt tar det minst 1–3 månader. Det som kan påverka tidplan är:

Finns arbetsinstruktioner?
Finns resurser (hos er) för upplärning av outsourcings partners personal?
I vilken IT-miljö ska outsourcingspartnern arbeta i?
Tiden för uppsättning av behörigheter och åtkomst till IT-miljö
Finns processbeskrivningar?
Är det standardiserade eller anpassade processer?
Ska utvecklingsarbete utföras parallellt med genom förandeprojektet, ex. systemimplementation?

Överföring av arbetsuppgifter.

Själva överföringen kan ske på olika sätt såsom upplärning på plats hos kund, via onlinetjänst, t.ex. Skype eller enbart via erhållandet av material och instruktioner. Tillvägagångssättet för överföringen ska redan vara överenskommet och dokumenterat i avtalet. Kom ihåg att en strukturerad och kontrollerad överföring ger en kvalitativ leverans och gott samarbete för framtiden.

Överföringsprojektet kräver en nära dialog mellan parterna där alla strävar mot samma mål. I större överföringsprojekt har outsourcingspartnern vanligtvis även en dedikerad projektledare. Projektledarens roll är att leda och samordna projektets olika delar tillsammans med kundens utsedda ansvarige person.

Risk- och avvikelsehantering.

Under överföringsprojektet kan avvikelser upptäckas och ej planerade händelser uppstå. Därför är det viktigt ha en gemensam plan för hur dessa ska hanteras och följas upp men framförallt HUR de skall undvikas, dvs ”risk management”.

När tjänst/tjänsterna är överförda till outsourcingspartnern och projektet är stängt är det dags för nästa steg – ”Samarbete”.

5. SAMARBETE

Se er valda outsourcingpartner som en del av er organisation!

När outsourcingspartnern är i gång med den löpande leveransen av tjänst/tjänsterna är det läge att starta med samarbetsmodellen och regelbundna möten. Vid dessa möten ska leverans följas upp såsom SLA och KPI:er samt hur samarbetet fortlöper. Samarbetsmodellen innebär också att ni, gemensamt med outsourcingpartnern, skapar en ”road map” med specifika mål och fokusområden för att därefter arbeta mot dessa.

Vem hos er kommer att vara kontaktperson till outsourcingpartnern och delta i samarbetsmodellen? Är det kanske samma person som var ansvarig person under överföringsprojektet? Nu är det dags att följa upp att den nya interna organisationen efterlevs såsom tidigare beslutats och kommunicerats.

En outsourcingspartner söker alltid efter effektiviseringar och utveckling. Hur kan ni nyttja outsourcingpartners långa erfarenhet av outsourcing? Vad kan effektiviseras och utvecklas hos er? Finns det övriga processer i ert företag med möjlighet till förenkling samt kvalitetsförbättring?

När resan har nått sitt mål, dvs en lyckosam outsourcing, tar vardagen vid. Framgångsfaktorer för ett fortsatt lyckosamt samarbete och partnerskap är att båda parterna följer avtalet, har en öppen och nära dialog med varandra samt arbetar mot gemensamt satta mål.

En guide av NORIAN

På NORIAN har vi branschens bästa medarbetare som tillsammans har byggt upp en stark kultur baserad på innovation, samarbete och engagemang för våra kunder. Vi vill vara en långsiktig partner som bidrar till att skapa en bra grund för ökad effektivitet och lönsamhet. Vi är stolta över vad vi gör och uppnår!