Guide

Varför är outsourcing av ekonomi- och löneprocesser en smart och lönsam lösning?

Ekonomi- och löneoutsourcing är en lösning som fortsätter att öka i popularitet. Det beror främst på att företag, små- och medelstora, har stort behov av att dessa tjänster utförs effektivt med god kvalitet.

Det finns många och övertygande skäl som talar för outsourcing av ekonomi- och löneprocesser:

Varför ska du outsourca dina ekonomi- och löneprocesser?

Dela denna guide!

1. MINSKADE KOSTNADER OCH MAXIMAL EFFEKTIVITET FÖR ERT FÖRETAG

Det är dyrt för företag att ha personal! Förutom lönerelaterade kostnader, IT (laptop, telefon, licenser etc) och lokalkostnader har ett företag ytterligare kostnad för en medarbetare i form av att säkerställa kompetens och utveckling av den anställde. Andra personalrelaterade kostnader som företaget har är personalaktiviteter. Tid som också måste tas hänsyn till är chefens tid för ledning och uppföljning av den anställde. Rekrytering av ny personal är både tidskrävande och kostsamt. För företag i branscher med arbetstoppar och dalar såsom verksamhetsområden med säsongsbetoning eller projektintensiva blir rekrytering en dyr utmaning att hantera. Att betänka för ett företag är också att en nyanställd inte är 100% produktiv i sin roll från dag 1.

Alla företag vill ha kontroll över och minimera sina ”overheadkostnader” för att säkerställa ett konkurrenskraftig pris på marknaden. Med en outsourcinglösning betalar ni endast för faktiskt utfört arbete, vilket innebär en kostnadsbesparing. En outsourcingspartner fokuserar på ekonomi- och löneprocesser och arbetar kontinuerligt med att effektivisera processer och kompetensäkra samt utveckla sin personal. För ert företag innebär ett samarbete med en outsourcingpartner inte bara en minskad personalkostnad utan även ett maximalt nyttjande av deras erfarenhet, kompetens och effektiva processer samt ”best practice”.

En outsourcingspartner som har verksamhet och leverans i låglöneland skapar ytterligare positiv effekt på minskad kostnad.

2. FOKUS PÅ KÄRNVERKSAMHET OCH STRATEGISKT ARBETE

Trots att det är allmänt känt att det är viktigt med strategiskt och proaktivt arbete finns det fortfarande utmaningar att få tiden att räcka till för företagens ledare inom stabsfunktioner såsom ekonomi och HR. Tidskrävande arbete kan vara daglig operativ styrning, projekt som systembyten och uppgraderingar och självklart, som vi tidigare nämnt, personalstyrning och rekrytering.

Vore det inte bättre för företag att kunna lägga denna tid på att optimera verksamheten istället för att fastna i administrativa arbetsuppgifter som inte skapar ett mervärde. Var finns affärsnyttan?

Förutom minskad kostnad kommer en outsourcing innebära frigörande av tid som istället kan ägnas till att fokusera på kärnverksamhet och strategiskt arbete. I många fall vinner företaget på att gå från att vara operativa till att bli strategiska och från att vara utförare till att bli en kravställare till outsourcingpartnern där det finns en avtalad och tydlig ansvarsfördelning.

3. TRYGGHET I LEVERANS

En intern ekonomihantering kräver fokus och dedikerade resurser året runt. Inget företag har råd med en försenad löneutbetalning till sin personal. Inte heller vill något företag riskera att ägarna inte får bokslut levererat enligt tidplan.

Med en outsourcing får företaget trygghet i leverans även under semestrar, arbetstoppar och dalar samt sjukdom eller om någon väljer att lämna företaget. Ett outsourcingsavtal som innehåller kvalitetsgarantier minskar sårbarheten och garanterar en säker leverans för företaget.

4. TILLGÅNG TILL KOMPETENS

Den traditionella ekonomi- och löneavdelningen gör en resa mot modernare och smartare lösningar vilket påverkar roller och kompetensbehov. Modern och smartare innebär ekonomisystem med större automatiseringsmöjligheter samt standardisering och robotisering av ekonomi- och löneprocesserna. Traditionellt redovisnings- och lönearbete blir alltmer standardiserad och automatiserad vilket innebär att nya kompetensområden som hantera teknik och processoptimering blir viktiga färdigheter hos ekonomer och lönespecialister.

Den snabba digitaliseringen ställer även krav på goda kunskaper om lagar och regler kring säkerhet och hantering av digitala data. I ManpowerGroups undersökning, ”Skills revolution 2.0” , som handlar om automatisering och jobben, beskriver de att vi nu går in en kompetensrevolution där rätt balans mellan mänskliga förmågor, talang och tekniska färdigheter är nyckeln till framgång.

Denna förändring och omställning är såklart en tuff utmaning, något som företag redan har konstaterat som ett faktum. I ManpowerGroups kompetensbristundersökning, Talent Shortage 2018 , fastslås att det är rekordhög kompetensbrist i Sverige. Undersökningen visar att 42% av de svenska arbetsgivarna upplever det svårt att hitta medarbetare med rätt kompetens. De främsta orsakerna till kompetensbrist anger arbetsgivarna vara; brist på faktiska yrkeskunskaper, alltför liten erfarenhet samt för få antal ansökanden. I samma undersökning presenteras en topp 10 lista över de mest globalt efterfrågade kompetensområdena och där ligger ekonomi och finans på plats sju.

Kompetenspoolen hos en outsourcingspartner är dess styrka! Till skillnad från resultatet i ManpowerGroups kompetensbristundersökning ser vi på Norian detta inte som en utmaning då kompetens och medarbetarkraft är själva kärnan i en outsourcingspartners verksamhet. Ett outsourcingsföretag bygger ständigt vidare på kompetens och erfarenhet och innehar ett brett spektrum av roller.

Medarbetarna ges möjlighet till utveckling och specialisering inom olika områden vilket medför att outsourcingsföretaget blir en attraktiv arbetsgivare. Med en outsourcing kommer företaget att ha tillgång till rätt kompetens, som bidrar till att driva utvecklingen mot en smartare och modern ekonomi- och löneavdelning.

5. ÖKAD FLEXIBILITET

En av de största utmaningarna som en arbetsgivare har är att optimera sin bemanning! Arbetsstyrkan ska följa behovet av arbetskraft. Många företag upplever att behovet av arbetskraft är under kontant förändring, till exempel vid arbetstoppar och dalar, semesterperioder och sjukdom samt uppsägningar.

www.manpowergroup.se/Manskligt-mojligt/Skills-Revolution-20/

www.manpowergroup.se/Manskligt-mojligt/Talent-Shortage-2018/

När organisationens behov förändras erbjuder outsourcingspartnern flexibilitet och trygghet i bemanningen. En outsourcingspartner kan snabbt och enkelt anpassa sig efter företagets behov genom att skala upp och ner leveransen vilket kan innebära hela eller delar av arbetsprocesser men också genom utökad tjänst.

Med en outsourcing optimerar företaget sitt behov av arbetskraft samtidigt som det tryggar företagets leverans oberoende av arbetsbörda och situation.

6. MODERNA FINANSIELLA TEKNISKA LÖSNINGAR

Med dagens teknikutveckling finns det stora möjligheter för företag att omforma den interna ekonomi- och löneavdelningen till att vara modern, effektiv och konkurrenskraftig. Möjligheter erbjuds i form av moderna ekonomisystem med automatisering av processer och arbetsuppgifter, molnbaserade systemlösningar, robotisering och digitalisering.

Denna omställning till en modern ekonomi- och löneavdelning kan dock upplevas som en utmaning för många företag och dess medarbetare. Att följa med i denna snabba föränderliga värld tar både tid och engagemang ifrån den egna kärnverksamheten samt kräver dyra investeringar som en CFO kan erfara vara svår att få gehör och acceptans för. De moderna lösningarna kräver även att det finns rätt kompetens och erfarenhet inom det egna företaget för att införande, förvaltning och vidareutveckling av dessa lösningar ska bli lyckosamma och skapa det önskade mervärdet för företaget.

Varför göra denna omställningsresa mot en modern och effektiv ekonomiavdelning på egen hand, när det finns möjlighet att lägga ut detta till en outsourcingsleverantör? En outsourcingpartner följer den senaste utvecklingen inom branschen och dess tekniska framsteg samt har tillgång till smarta och effektiva verktyg. Genom en outsourcing kan företaget ta genvägen från föråldrad teknik till att nyttja moderna finansiella tekniska lösningar.

En guide av NORIAN

På NORIAN har vi branschens bästa medarbetare som tillsammans har byggt upp en stark kultur baserad på innovation, samarbete och engagemang för våra kunder. Vi vill vara en långsiktig partner som bidrar till att skapa en bra grund för ökad effektivitet och lönsamhet. Vi är stolta över vad vi gör och uppnår!