Löneprogram är ett system som kalkylerar löner, lönestatistik etc till de anställda i ett företag. Ett väl fungerande löneprogram är en viktig del av lönehanteringen i ett företag. Det skall underlätta löneadministratörens arbete och ge de anställda korrekt information gällande sin lön, förmåner och skatt. Vissa löneprogram är specialanpassade till en viss bransch vilket kan göra det lättare att hantera exempelvis olika typer av tidsscheman.
Om företaget är bundet av ett eller flera kollektivavtal skall löneprogrammet vara anpassat till det gällande avtalet. Företag som inte omfattas av kollektivavtal använder sig ofta av formler för beräkningar av t ex sjuklön och övertidsersättningar som framgår av kollektivavtal i samma bransch. Ett löneprogram används för att registrera löneutbetalningar till anställda, beräkna semesterlön/semesterdagar, skapa underlag för redovisning av personalskatter, skapa övertidsjournal och skapa kontrolluppgifter med mera.
Grunden i programmet
Grunden i ett löneprogram består av olika register: anställningsregister, löneartsregister och transaktionsregister för löneregistreringar. Anställningsregister innehåller personuppgifter och kontaktuppgifter för de anställda, löneuppgifter, skattesatsen för A-skatt, arbetsgivaravgiften för den anställde och valt semesteravtal med mera. Löneartsregister innehåller olika lönearter för lönetyper och frånvarotyper vilka kan vara kopplade till varandra.
Vid anställning
När en person blir anställd så registreras den anställde i anställningsregistret med eget anställningsnummer och med angivande av anställningsdatumet. När en anställd slutar skall datumet för anställningens avslutande anges för den anställde i anställningsregistret.
Lönearter
I ett löneprogram finns det redan från början ett stort antal lönearter registrerade i löneartsregistret men om det saknas en löneart så kan en ny löneart skapas i löneartsregistret. En löneart används vid löneregistreringen och kan användas för att registrera belopp och/eller kvantitet för lön, förmåner, kostnadsersättningar och frånvaro. En löneart har ett eget unikt löneartsnummer och är kopplad till bokföringskonton både när det gäller kollektivanställda och tjänstemän. För varje löneart görs inställningar gällande hur beskattning skall ske, huruvida lönearten är semestergrundande, vilken typ av arbetstid som avses och hur redovisning skall ske på kontrolluppgift med mera.
Löneutbetalning
I ett löneprogram registreras löpande löneutbetalningar för anställda, ett standardlönebesked kan läggas upp för varje anställd för att underlätta administrationen av lönekörningarna. När en löneutbetalning har registrerats med lönebesked för varje anställd kan kontrollista, lönebesked, banklista, bokföringsunderlag och underlag för skattedeklaration sparas ner/skrivas ut.
Ackumulatorerna
I ett löneprogram finns det ackumulatorer som utifrån varje löneregistrering och dess kopplade lönearter summerar värden för varje anställd. Ackumulatorerna används för att snabbt och smidigt ta fram information om bruttolön, avdragen skatt och semesterskuld med mera.
Programmet ger hjälp med både årlig rapportering
Med hjälp av ett löneprogram går det att göra semestårsavslut och automatiskt beräkna intjänade semesterdagar och semesterdaglön. Ett löneprogram kan underlätta rapporteringen av årslöner till Fora och statistikuppgifter till SCB respektive Svenskt Näringsliv. Ett löneprogram hjälper även till att skapa kontrolluppgifter vid årets slut.
Dela gärna och sprid kunskapen!
