När en anställd har haft ett utlägg eller har gjort en tjänsteresa med rätt till traktamente samt bilersättning skall den anställde göra en reseräkning. Reseräkningen (ENG: Travel & Expense bill)fungerar därefter som underlag till löneutbetalning.
Den anställde ansvarar själv för att inkomma med reseräkning till arbetsgivaren för att ersättning skall kunna utbetalas.
Reseräkning - Traktamente
För att erhålla traktamente skall reseräkningen innehålla information om när och hur resan gjordes samt syfte.
Traktamente får den anställde för att kompensera för eventuella extra kostnader som uppstår vid en tjänsteresa. Traktamente kan vara både skattepliktigt och skattefritt. Ett traktamente är skattefritt när tjänsteresan inkluderar övernattning.
Beloppen för traktamente skiljer sig åt om man har rest inom eller utanför Sverige, information om beloppen finns på Skatteverkets hemsida, www.skv.se
Reseräkning - Utlägg
Har den anställde haft egna utlägg för ex. hotell, taxi, representation skall kvitton även bifogas reseräkningen.
De flesta arbetsgivare använder sig utav färdiga reseräkningsmallar eller reseräkningssystem som den anställde fyller i. Därefter granskas och attesteras reseräkningen vanligtvis av den anställdes närmsta chef.
