Verifikation är ett underlag som dokumenterar affärshändelser i bokföringen eller justering av bokföringen. Kan vara en faktura, ett kvitto eller ett skuldbrev som innehåller information om affärshändelsen. Verifikationen ska vara varaktig och får inte raderas eller göras oläslig.
Verifikationerna ska dateras och numreras för att underlätta bokföringen. Den löpande nummerserie får inte brytas under året.
Enligt bokföringslagen 7 kap. skall verifikationer och annan räkenskapsinformation sparas i minst 7 år efter det kalenderåret avslutades. Det innebär exempelvis för ett företag med räkenskapsår mellan 1/7 - 30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader.
Det är enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen tillåtet att föra över räkenskapinformation från ett material (t.ex. papper) till ett annat läsbart medium (elektroniskt) exempelvis via skanning. Den ursprungligt mottagna handlingen (pappersdokumentet) får däremot inte förstöras tidigast fyra år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vad ska en verifikation innehålla?
En verifikation ska alltid utformas på ett varaktigt sätt för att underlätta hanteringen men även uppfylla lagstadgade kriterier vilka är:
- Datum när verifikationen sammanställdes/upprättades
- Datum då affärshändelsen inträffade
- Beskrivning över vad affärshändelsen avser
- Totala beloppet
- Momsbelopp (samt procentsats)
- Vem/vilket företag som transaktionen är kopplad till
- Hänvisning till var underlag finns sparad vilken ej är med i verifikationen men som är nödvändig för att verifikationen ska vara fullständig"
Dela gärna och sprid kunskapen!
