NORIAN News

 

Budget – begränsande eller motiverande?




”Budgeten ska styra organisationens ekonomi framåt.”, säger Lars Belsnes, Senior konsult hos NORIAN Norge. I denna artikel utvecklar Lars sina tankar kring budgetens betydelse.

Knappt har årsbokslut stängts och årsredovisningar börjat signeras förrän det är dags att börja med nästa periods budget.

Förutom att budgeten ska ge ekonomiskt underlag till beslut som skall tas i verksamheten så är nyttan med budgetering att skapa en ram för att styra organisationens ekonomi framåt. Men jag tycker även att det är bra att se budgeten som en måttstock i förhållandet till nuvarande status. Budgeten är också underlag för planering av de resurser som företaget har tillgängliga och vara direkt kopplad till företagets strategi och mål.

Allt ska hänga samman och det måste finnas en röd tråd, berättar Lars Belsnes, Senior konsult, NORIAN Regnskap AS.

Motiverande eller ej?

Man pratar ofta om budgetering i form av ”top down” eller ”buttom up”, där toppstyrda budgetar ofta kan bli omotiverande.

För att en budget ska ge mening för verksamheten behöver de kunna påverka den för att lyckas nå de satta målen. Om man känner att budgeten redan är bestämd och att det inte heller känns möjlig att nå de budgeterade siffrorna kan det istället upplevas negativt.

Att budgetprocessen kan vara en tidskrävande process, som ofta drar ut på tiden, är något som också kan ha en negativ påverkan på verksamhetens attityd gentemot budgetering.

Behov beroende på storlek av företag?

I det stora hela är det inte någon skillnad i behovet eller anledningen till varför företag ska budgetera utan det som skiljer företagen åt är själva sättet de budgeterar på. Tilläggas kan även, att vi fortfarande lever i en värld där andra intressenter utanför företaget fortsatt kräver den mer traditionsbundna budgetformen, såsom banker. Detta tror jag kan vara en orsak till att de traditionella budgeterna överlevt så länge, säger Lars.

Jag tycker det är lite tråkigt att utvecklingen inte går framåt överallt. Framför allt när jag ser att en negativ följd av den traditionella budgeteringen är att den kan påverka så att företag tar kortsiktiga beslut för att nå budgeten, vilket kanske inte är bäst beslut för företagets framtid. Ett annat beslut hade kanske varit bättre för företaget på långsikt.

Lars berättar vidare att han är en positiv anhängare av en variant av budgetering som kallas ”Beyond budgeting”. Att företaget lägger ut ansvaret i verksamheten ökar både driv och engagemang. När företaget ger verksamheten mandat att själva styra och påverka är det desto viktigare för företaget att följa utvecklingen av nyckeltal och därmed snabbt kunna agera och styra verksamheten åt rätt håll.

Löpande prognoser – ja eller nej?

Jag har bland annat jobbat en del i amerikanska företag som är i världsklass på att rapportera, både på gott och ont. Personligen ser jag utmaningar för företag där budgeten är styrande och därmed den viktigaste förklaringsposten vid bokslut. Detta i en tid med väldigt stora och snabba ändringar där budgeten snabbt kan blir irrelevant. Världsklass eller inte, att lägga tid på att analysera utfall mot en irrelevant budget bidrar inte till att styra företagets utveckling framåt.

Detta tycker jag är en av svagheterna i den traditionella budgeteringen. Företaget har en intensiv budgetperiod under en viss tid, exempelvis det fjärde kvartalet, och man kan vara 100 % säker på att utfallet på resultatet inte blir som budgetens eftersom en statisk budget inte får med sig de förändringar som sker löpande och därmed är budgeten inte längre relevant utan kan istället bli en ”bromskloss” för företaget att förhålla sig till.

Lars är en förespråkare av prognoser och tycker att alla företag, speciellt de med det mer traditionella budgeteringssättet, bör arbeta med prognoser och revidering av budget.

Manipulering

Tidigare kunde man se mer ”manipulering” av budget, speciellt inom de offentliga verksamheterna där motivationen var att man ska förbruka budgeten för annars riskerar man att inte få lika hög budget kommande år. Detta är självklart inget som är optimalt för en verksamhet.

Har du något tips för att det inte ska bli så, dvs för att verksamheten inte ska känna press att använda hela budgeten för att annars riskera en lägre budget nästa år?

Verksamhetens agerande är väldigt avhängt av de ramar företaget förmedlar. Det är oftast lättast att leva under de ramar ledningen ger för annars blir det till att jobba i motvind.

Jag har jobbat i många företag där man får en siffra och besked om att detta är målet vi arbetar till, ej mer. Och vad är värdet av det? Jag anser att budgeten ska vara något man jobbar efter att uppnå - utan att begränsa. Det ska inte vara så att man i september nått budgeterad omsättning och sedan behöver man inte ”jobba” under resterande årets månader.

Gällande manipulering av siffror, hur ser du på detta med att använda kuddar i budgeten?

Det är den eviga diskussionen. Vissa företag väljer att pressa organisationen maximalt och lägga till kuddar mer centralt på en övre nivå utanför verksamhetens avdelningarna. Personligen tycker jag att det viktigaste är, om ett företag väljer att nyttja kuddar, att de inte försvårar själv uppföljningen av det löpande resultatet.

Hur optimerar du själv budgetprocess?

För mig handlar det om själva planeringen och att involvera de som skall delta i processen samt att vara tydlig. Jag tycker även att det är viktigt att man har olika kontrollpunkter och ”decision points” för att se vart man står.

Det finns alltid en förväntning från företagsledningen men jag ser gärna att man möts någonstans mellan en ”Top down” och en ”Buttom up” budgetprocess och att man har avstämning löpande fram till att budgeten är godkänd och klar.

Jag har tidigare erfarenhet av ett företag som kom till en situation där de upplevde att antalet resurser som lades ner på budgetprocessen var överdrivet så de önskade effektivisera processen. De kom fram till att vad som skulle korta ner processen var att förbättra kvalitén på det grundmaterial som budgeten bygger på. Företaget hade många avdelningar och för att supportera verksamheten och minska deras tid för budgetering beslutades att den aktuella datafångsten skulle ”serveras” verksamheten. Därefter kunde verksamheten justera siffrorna i budgeten med hänsyn till den aktuella situationen, deras avdelnings och företagets målbild. Detta resulterade i en effektivare och mer kvalitativ process samt en mer ”korrekt” budget.

Inflation och lågkonjunktur. Kan det påverka budgetarbetet?

Den värld vi lever i, med allt snabbare förändringar, har absolut en betydelse för företags budgetprocess, strategi och mål, varpå jag tror att detta med att företag löpande ska göra prognoser och konsekvensanalyser, är ett måste.

I det nuläge vi är i behöver vi koppla samman riskanalyserna med budgetarbetet och företagets strategi. Företag måste vara riktigt snabbfotade och raskt agera där och när förändringar sker. Det här är inget övergående utan det kommer att fortsätta att rulla allt snabbare varpå företaget måste ha en process som gör att de snabbt tar tag i de konsekvenser de ser.

Man kan ställa sig frågan om det är nödvändigt att varje år göra budget men det kan finns externa krav som kan påverka och kräva det. Jag tycker dock att i den värld vi lever i skulle det kunna vara bättre för ett företag att istället göra löpande prognoser. Jag ser också att allt fler och fler företag, de senaste åren, har börjat följs upp siffrorna och dess utvecklingen med rullande 12 månader istället för det statiska innevarande året.

Några av Lars tips för en bra budgetprocess

  • God och tydlig struktur på budgetplan.
  • Viktigt att verksamheten känner delaktighet och ägandeskap för sin ”egen” budget.
  • God och förståelig kommunikation. Tänk på att många i verksamheten är inte ekonomer så använd ”rätt” språk.
  • Arbeta med att fånga in data med automatik för att bistå och underlätta för verksamheten. Verksamheten skall lägga fokus på att budgetera för framtiden med hjälp av aktuell data.
  • ”Beyond budgeting” är mer tidsenligt och något jag gärna förespråkar.
 

Social media:

Kontakta oss

NORIAN är en tjänsteleverantör inom redovisning, lön och automatisering med målet att leverera smartare, snabbare och bättre tjänster.

© 2022 NORIAN. All Rights Reserved. | Privacy Policy | Kontakt | Löfströms Allé 7, 172 66 Sundbyberg, Sverige | Powered by Sitea

Pic-text-kontakt@2x