NORIAN News

 

En optimal löneprocess, är det möjligt?




Lönerna är en av de största kostnadsposterna för de flesta företag. Med en optimal löneprocess kan företag sänka sina kostnader och säkerställa att medarbetarnas löner är rätt, säger Marie Vesterblom, Service Manager Payroll på NORIAN Sverige.

Om medarbetarna får fel på sina löner eller om de inte betalas ut i tid kan det skada företagets rykte och trovärdighet. Att säkerställa löneprocessen medför en minskad risk för företaget och dess anställda. Dessutom underlättar det för alla medarbetare om både arbetssätt och flöde är smart och effektivt. I sin tur optimeras företagets kostnader då tid frigörs för andra uppgifter.

Hur kan man utmana och optimera företagets löneprocess?

Efter mina 20 år i branschen ser jag att förståelse för nuläget är den absoluta startpunkten. Det är viktigt att förstå och värdera nuvarande situation och identifiera de utmaningar samt möjligheter som finns i löneprocessen.

Självklart, är det därefter viktigt att titta vidare på själva behovet. Är behov en Porsche eller en Toyota? Rita sen upp en målbild som jämförs med hur nuläget ser ut och därmed klarnar bilden inför den resa löneavdelningen och företaget behöver göra för att optimera processen.

I min roll på NORIAN har jag förmånen att få träffa många företags HR- och löneavdelningar och ett av mina viktigaste arbetsverktyg i vardagen är att lyssna, för att förstå vad kunden behöver samt vilka utmaningar de har. Med den informationen blir det sen lätt att se hur vi kan hjälpa våra kunder med att effektivisera och förbättra löneprocessen.

Att förbättra processer är alltid aktuellt - Hur hänger lönesystemsleverantörerna med?

Visst har det hänt mycket de senaste åren och många av de kända systemleverantörerna är mer innovativa idag. Jag ser dock att det finns skillnader mellan lönesystemen och jag anser att det är viktigt att jämföra olika leverantörer men även att utmana dem.

Tittar vi framåt så tror jag att lönesystemsleverantörerna kommer att ha ett än större fokus på både framtid och utveckling för att säkerställa att de ligger i framkant jämfört med sina konkurrenter.

Jag vill samtidigt lyfta fram att allt hänger inte på lönesystemleverantören utan mycket beror på användaren av systemet. En stor bov till ineffektivitet och felaktigheter på lönerna är den manuella hanteringen. Fortfarande sker allt för mycket utanför systemen och det bäddar för misstag och fel. Så för att effektivisera löneprocessen är det viktigt för alla berörda att lära sig systemets alla funktioner och nyttja dem.

Samsyn vid förändring - Hur gör man för att få alla gå åt samma håll?

Att förändringar inte alltid upplevs positivt av alla är väl känt men det är viktigt att få med sig alla på själva förändringsresan. Det första jag själv lutar mig mot är att förklara målbilden och dess syfte. Det är enklare att acceptera en förändring när man förstår varför den genomförs.

För mig är själva kommunikationen alltid det vinnande konceptet för att lyckas men jag ser ofta att det även är inom kommunikation som vi även hittar bristerna. Kommunikation är svårt och det finns risk för missförstånd om kommunikationen inte är tydlig nog och därför lämnar utrymme för tolkningar.

Det är även viktigt att ha respekt för att förändringar tar tid och att vi alla är olika. Samtidigt vill alla få en korrekt lön på sitt bankkonto varje månad. Om en förändring i processen innebar att det skulle bli enklare att rapportera utlägg varje månad och därmed slippa sin ångest inför utläggsrapporteringen så skulle säkert förändringsmotståndet vara mindre.

Kom även ihåg att ha framförhållning när ni bygger den optimala löneprocessen. Det är inte önskvärt att kasta in något i slutet av resan, utan en välplanerad resa är lättare att genomföra utan ”tråkiga” avbrott på vägen.

Några tips att dela med dig av?

Jag vill verkligen trycka på vikten att alla berörda är ombord inför resan. Med en tydlig och löpande kommunikation om varför och vad målbilden är, blir det mycket lättare att sälja in förändringar till medarbetarna. Att belysa alla fördelarna som kommer i slutändan gör att man står ut med lite ”potthål” längst vägen.

På NORIAN är vi vana att arbeta med kunder som står inför en förändringsresa och jag känner stor respekt för vad det innebär för individen och att alla ska känna sig trygga och involverade under resans gång.

Jag ser också att det är viktigt att följa upp utfallet efter att resan kommit till slutdestinationen. Ta lärdom av resan ni gjort för att se vad ni kan göra bättre i framtiden och utvärdera även om det förväntade utfallet blev det faktiska resultatet.

Har ni uppnått den optimala processen?

Glöm då inte att fortsätta att titta framåt, för att en process som är optimal idag innebär inte att den är det om sex månader. Allt rullar på snabbt så låt förbättringsarbetet bli en del av er vardag där ni utmanar er löneprocess och ser över era behov för att försäkra er om att ni alltid har en smart och effektiv process.

 

Social media:

Kontakta oss

NORIAN är en tjänsteleverantör inom redovisning, lön och automatisering med målet att leverera smartare, snabbare och bättre tjänster.

© 2022 NORIAN. All Rights Reserved. | Privacy Policy | Kontakt | Löfströms Allé 7, 172 66 Sundbyberg, Sverige | Powered by Sitea

Pic-text-kontakt@2x