NORIAN News

Implementering av en ny kund är bland det bästa jag vet. Att få möta nya människor och bygga relationer. Att lära känna ett nytt företags verksamhet och kultur samt deras strategi och vision. Att få möjlighet till att vara delaktig i att förbättra både processer och kvalitet. Det är alltid lika roligt och energigivande, och mitt absoluta mål är alltid att den ska bli lyckad!

Hur lyckas man?

En viktig fråga innan projektet startar är, varför?

Varför har företaget valt att outsourca redovisning- och/eller löneprocessen? Vad vill företaget uppnå med outsourcing?

Att dessutom syfte och målbild är satt innan projektets start gör själva projektets resa än tydligare.

I tillägg ser jag även kommunikationen som avgörande under projektet. En tydlig och öppen kommunikation måste finnas med från början till slut. All kommunikation bör vara ärlig med en tydlig agenda av vad företaget vill uppnå.

På samma sätt som målet med outsourcing presenteras inför en implementering ser jag även att kommunikation bör tas upp för en ökad transparens och därmed bidrar till en lyckad implementering.

En detaljerad plan

Med ett tydligt syfte och en satt målbild är det dags att gå ner på detaljerna. Ett av de verktyg som hjälper till att navigera i projektet är den detaljerade projektplanen, där alla uppgifter som skall lämnas över finns dokumenterade.

Ingen verksamhet är den andra lik och därför skräddarsyr vi vår plan inför varje ny implementering utifrån företagets behov. Vi analyserar information gällande er nuvarande situation, identifierar områden för förbättring och utformar en detaljerad implementeringsplan som passar perfekt för er.

Den detaljerade implementeringsplanen är ett verktyg som tar oss gemensamt ner till ”nittigritti” men som även bidrar till helikopterperspektivet. Dess främsta syfte är att styra projektet framåt utan att förlora något på vägen samt att den möjliggör kartläggning av problem innan de dyker upp.

Att den detaljerade planen tydliggör ansvar och roller för framtiden med en ”sign off” på vem som gör vad, en tydlig ansvarsfördelning tycker jag underlättar för kommande samarbete.

Utmaningar i implementeringen

Visst finns det utmaningar under en implementering. Vanligast är att alla projektdeltagarna inte har avsatt tid för projektet eller att engagemang saknas. Här är det viktigt att ha en öppen och tydlig kommunikation med projektdeltagarna om vad som förväntas av dem samt att ha en ”plan B” om samarbetet med projektdeltagarna inte fungerar.

Jag ser att med en detaljerad och en viss flexibilitet samt med tydlig kommunikation, inom den egna organisationen och mellan samarbetspartners minimeras utmaningarna. Har ännu inte mött på ett problem som inte gått att hantera. Ibland behöver man dock utmana sig själv och tänka utanför boxen.

Att företag inte har dokumenterade instruktioner kan ses som ett eventuellt hinder till att kunna outsourca sina arbetsuppgifter men för mig och mina kollegor är detta inte en ”show stopper”. För oss handlar det endast om planering och att avsätta tid till att upprätta instruktioner i projektet.

Med den erfarenhet jag har vill jag påstå att vi på ECIT NORIAN är bra på att implementera nya kunder.

Inget är riskfritt

Inga förändringar är riskfria utan det gäller att ligga steget före för att minimera riskerna.

Inför projektets start skall alltid en riskanalys genomföras för att kartlägga de risker man ser och, framförallt, sätta en plan för att riskmitigera. Risker som jag ser glöms bort vid företagens riskanalys men som är vanliga, är att det inte finns tillräckligt med dedikerade personer i projektet från företagets sida. Det kan även vara så att den som lämnar över uppgifterna till outsourcingföretaget inte alltid är den som genomfört uppgiften, något som riskerar kunskapsbrist vid överlämning.

Det är vanligt att man under projektets gång lyfter på stenar och hittar fler saker man vill förbättra. I vår detaljerade projektplan dokumenteras dessa på en önskelista för framtiden och tas upp i separata projekt. Varje projekt har, förutom en tidplan, dessutom en budget att förhålla sig till.

Att vilja göra för mycket på en gång är en risk i alla projektet. Vi på ECIT NORIAN är därför noggrann med att bibehålla fokus mot det uppsatta målet och därmed ett lyckat projekt.

Vad händer när projektet stängs?

Löpande under projektets gång följs projektets kostnader mot budgeten för att säkerställa att budgeten efterlevs och när projektet stängs görs en sista uppföljning av siffrorna.

När kund och vi har samsyn i att arbetsuppgifterna kan lämnas över i trygga händer, sker en slutlig ”sign off” av implementeringsprojektet.

Efter varje genomförd implementering genomförs en utvärdering av implementeringsprojektet, där båda parter ges möjlighet att ge feedback på vad som gått bra och vad som kunde ha gjorts bättre. För mig är denna utvärdering oerhört värdefull då den bidrar till att förbättra vår process samt att utveckla det fortsatta samarbetet med kunden.

Lika mycket som jag ser fram emot kommande implementering, motiveras jag av att ta mig an de förbättringar som identifieras vid den slutliga utvärderingen. Att ständigt utveckla och utvecklas gör att jag känner stor trygghet till att ta mig an nya implementeringsprojekt. Mitt mål kvarstår, varje implementering ska vara lyckad.