NORIAN News

Jolanta har arbetat på ECIT NORIAN länge och är väldigt omtyckt av våra kunder. Efter många års erfarenhet av att ha genomfört lyckade implementeringar är hon numera ansvarig för implementeringsprocessen för våra lönekunder.

Vad är det som lockar dig i arbetet med implementering av nya kunder?

Det är att få träffa nya människor och lära känna nya företag. Att jag dessutom får sätta mig in i hur en ny kunds löneprocess är uppsatt och vad vi kan göra för förbättringar i deras löneprocess ger mig energi.

Som person är jag nyfiken av mig och att implementera en ny kund kan innebära att jag får lära mig något nytt vilket jag också ser som ett stort plus. Jag uppskattar att träffa nya människor och att lära mig nya saker. Jag drivs och växer med ansvaret i min roll!

Kundrelationen är viktig för oss på ECIT NORIAN. Hur ser du på ett gott samarbete mellan kund och oss?

För att bygga goda relationer mellan varandra är det viktigt med en öppen och ärlig kommunikation. För mig handlar det mycket om tillit och att kunden känner att de kan lita på oss och vår kunskap.

Jag förstår att vi ibland kan upplevas som krävande med alla våra frågor vid projektets start men det är av största vikt för mig och mina kollegor, att vi hanterar våra kunders medarbetares löner korrekt samt att vi förstår hur kunden önskar att vi agerar i olika situationer. Vi vill gärna ses som en förlängd arm för kunden och som en del av deras företag.

Jag uppskattar även när kunden delar med sig av sin målbild till oss och att vi tillsammans arbetar för att nå målbilden. Att vi ser varandra som kollegor som arbetar mot samma mål är något jag tror starkt på!

Jolanta, kan du beskriva hur du ser den optimala implementeringsprocessen?

Vi har en standardprocess för implementering av nya kunder vars syfte är att säkerställa och effektivisera processen. Detta är ett viktigt verktyg för mig i min roll och när vi redan före projektstart, kan ta del av all dokumentation som finns hos kund, såsom företags policys, handböcker, lokala överenskommelser och arbetsinstruktioner blir processen än mer optimal.

Jag uppskattar även att få möjlighet att ha en dialog med de som tidigare utfört arbetsuppgifterna eftersom jag därmed får en bättre inblick i varför det kan ha funnits avvikande hantering samt att jag kan få en förståelse för kulturen inom företaget som gör att själva övergången till ECIT NORIAN inte blir så märkbar för verksamheten, vilket alltid är viktigt för mig.

Sen är det ju även målet som jag nyss nämnde. Att kund är tydlig med vad de strävar mot för mål gör att jag under implementeringen har ett ökat fokus på vad vi tillsammans behöver göra för att nå den framtida målbilden.

Vad skulle du säga är det mest utmanande i ditt arbete?

Jag tycker att den största utmaningen är när jag ser förbättringar som kan genomföras men att jag inte lyckas övertyga kunden om värdet av att genomföra dem. Det kliar i fingrarna och jag vill bara sätta igång att bygga. Här behöver jag stoppa mig lite och sätta en plan med kund, för det är ju ändå förståeligt att en kund inte hinner prioritera allt på en gång.

Berätta om hur du arbetar med att identifiera förbättringar under ett implementeringsprojekt?

Först och främst jämför jag den process kunden har mot den standard vi följer. Om jag ser att kundens process avviker, jämför jag den med hur vi har byggt upp processen för andra kunder med liknande arbetsflöden.

Vi mäter även hur mycket tid som läggs på varje aktivitet i hela löneprocessen och när något aktivitet driver mycket tid så grottar jag ner mig i den specifika aktiviteten för att se vad som kan förbättras. Tid är dock inte det enda jag följer upp, utan jag följer även upp manuella aktiviteter, eftersom manuellt arbete ökar risk för mänskliga fel, vilket är något vi alla vill undvika och därmed säkerställa en hög kvalitet och korrekta löner till alla kunders medarbetare.

Vad är de vanligaste riskerna vid löneimplementering?

Att vår kunds medarbetare får rätt lön är A och O. Jag ser att de vanligaste riskerna är kopplade till att någon specialanpassad uppgift glömts bort vid överlämningen och därmed riskerar det att medarbetare får fel lön.

Under själva implementeringsprojektet försöker vi, med våra frågor, att få fram de outtalade specialarna för att förhindra just detta. Vi försöker förklara det för kunden och be dem ha tålamod med oss för vi ser att företag ofta har ”specialare” trots att de arbetar utefter en dokumenterad standardprocess.

Olika system och kollektivavtal – hur kan ni ha koll på allt?

Det är ovanligt att en outsourcingpartner har kunskap i många olika system, men det har vi. Idag arbetar alla våra löneteam med över fem olika lönesystem. Vi ser att i grund och botten bygger lönesystemen mycket på samma metodik och det är därmed lätt att lära sig att navigera i ett system som vi tidigare inte arbetat i.

Om vår nya kund följer ett kollektivavtal som vi tidigare inte arbetat med så handlar det om att ”läsa in sig” på avtalet och säkerställa att alla inställningar i lönesystemet är korrekta. Sedan är det viktigt att hålla sig uppdaterad inom alla våra kunders kollektivavtal och därför följer vi deadlines när viktiga uppdateringar sker i de olika kollektivavtalen. För varje kund har vi ett årshjul som vi efterlever och det innehåller information om när vi skall kontrollera och genomföra ändringar. Dessutom samarbetar inom alla löneteamen för att säkerställa att kunskap och nyheter inte missas.

Hur känner du när det är dags att lämna över till leveransteamet?

Ärligt talat så är det alltid lite tråkigt att lämna över kunden till teamet eftersom jag då inte längre kommer att ha en nära kontakt med kunden längre. Samtidigt vet jag att teamet är redo och att de kommer att fortsätta ta hand om kunden på bästa sätt.

Jag försvinner inte ur bilden utan är alltid tillgänglig för frågor och följer upp löpande tillsammans med teamet för att säkerställa att leveransen går som planerat. Det fortsatta nära samarbetet mellan mig och leveransteamet ger mig även en värdefull inblick i vad som jag kan förbättra inför nästa implementering.

Vad är dina bästa tips till de företag som idag funderar på att outsourca löneprocessen?

Företag som funderar på att outsourca bör identifiera sina mål och vilka förväntningar de har på ett externt partnerskap. Med en tydlig målbild och förväntningar på samarbetspartnern så blir det lättare att arbeta tillsammans och att driva arbetet framåt.