Det innebär att ett företag tar hjälp av ett annat företag för hantering av en eller flera av företagets processer.
Företaget lägger ut delar av sin verksamhet på ett annat företag (en outsourcingpartner).
Exempel på outsourcing kan vara att ett städföretag outsourcar sin löneavdelning till ett företag vars kärnverksamhet är lönehantering. Detta medför att städföretaget istället kan lägga mer fokus på sina städtjänster och kunder. En outsourcing bidrar vanligtvis även till en lägre kostnad för den outsourcade tjänsten men även att företaget som outsourcar tjänsten slipper att ha en aktuell kunskap lönehantering och lönesystem.
Vilka tjänster är vanligare att outsourca?
De vanligaste tjänsterna som företag outsourcar är företagets bokföring, lön, IT-tjänster, städning, rekrytering och andra servicetjänster. Självklart kan även delar av tillverkningsprocesser och marknadsföringstjänster outsourcas så länge det finns en vinning i att outsourca.
Varför outsourcar företag?
Den vanligast orsaken till att ett företag väljer outsourcing är att företaget vill minska sina kostnader. När företaget överlåter en eller flera processer till en outsourcingpartner, som även är specialist inom området som outsourcas, kan outsourcingpartnern utföra tjänsten både effektivare och mer kvalitativt, vilket påverkar företagets kostnad positivt.
Med en outsourcingpartner stärks även kompetensen inom området eftersom detta är outsourcingpartnerns kärnverksamhet och de håller sig uppdaterade inom området och säkerställer kompetensen löpande. I och med ett avtal med en outsourcingpartner säkerställs även nivån på kvalitén av tjänsten genom avtalet.
Med en outsourcinglösning blir företagets fokus den egna kärnverksamheten och den tidigare fasta kostnaden blir rörlig och med flexibel vid en outsourcing. Flexibiliteten innebär även att stark fördel för företag i tillväxt då outsourcingpartnern snabbt kan växla upp och följa företagets behov.
Med en lägre kostnad och även förbättrad kvalitet ökar företags konkurrenskraft på marknaden!
Fördelar med outsourcing
Smartare ekonomisystem
Den traditionella ekonomi- och löneavdelningen gör en resa mot modernare och smartare lösningar vilket påverkar roller och kompetensbehov.
Modern och smartare innebär ekonomisystem med större automatiseringsmöjligheter samt standardisering och robotise- ring av ekonomi- och löneprocesserna.
Traditionellt redovisnings- och lönearbete blir alltmer stan- dardiserad och automatiserad vilket innebär att nya kompe- tensområden som hantera tek- nik och processoptimering blir viktiga färdigheter hos ekono- mer och lönespecialister.
Ökad digitalisering ställer krav
Den snabba digitaliseringen ställer även krav på goda kunskaper om lagar och regler kring säkerhet och hantering av digitala data. I Manpower- Groups undersökning, ”Skills revolution 2.0” , som handlar om automatisering och jobben, beskriver de att vi nu går in en kompetensrevolution där rätt balans mellan mänskliga förmågor, talang och teknis- ka färdigheter är nyckeln till framgång.
Denna förändring och om- ställning är såklart en tuff utmaning, något som företag redan har konstaterat som ett faktum. I ManpowerGroups kompetensbristundersökning, Talent Shortage 2018 , fastslås att det är rekordhög kompe- tensbrist i Sverige.
Svårt att hitta rätt kompetens
Undersökningen visar att 42% av de svenska arbetsgivarna upplever det svårt att hitta medarbetare med rätt kompetens. De främsta orsakerna till kompetensbrist anger arbets- givarna vara; brist på faktiska yrkeskunskaper, alltför liten erfarenhet samt för få antal ansökanden.
I samma undersökning pre- senteras en topp 10 lista över de mest globalt efterfrågade kompetensområdena och där ligger ekonomi och finans på plats sju.
Kompetenspoolen hos en outsourcingspartner är dess styrka! Till skillnad från resul- tatet i ManpowerGroups kom- petensbristundersökning ser vi på Norian detta inte som en utmaning då kompetens och medarbetarkraft är själva kär- nan i en outsourcingspartners verksamhet.
Unik och djup kompetens
Ett outsourcingsföretag byg- ger ständigt vidare på kompe- tens och erfarenhet och inne- har ett brett spektrum av roller. Medarbetarna ges möjlighet till utveckling och specialise- ring inom olika områden vilket medför att outsourcingsföre- taget blir en attraktiv arbetsgi- vare. Med en outsourcing kom- mer företaget att ha tillgång till rätt kompetens, som bidrar till att driva utvecklingen mot en smartare och modern eko- nomi- och löneavdelning.
Vanliga frågor kring outsourcing
Vad kostar outsourcing av ekonomi- och lön?
Kostnaden för outsourcing är beroende av komplexiteten av uppdraget samt beroende på vart outsourcingpartnern utför sina tjänster.
Om outsourcingpartnern utför tjänsterna inom Sverige innebär det en högre kostnad jämfört med om tjänsterna utförs utanför Sveriges gränser. Generellt brukar det vara så att ju längre bort från Sverige som tjänsterna utförs, desto billigare.
Dock bör ni som företag fundera på vad det skulle innebära för er. Hur påverkas ni av olika tidszoner samt är det möjligt för er verksamhet att samarbeta med en outsourcingpartner på engelska? Med avståndet kan även de kulturella skillnaderna öka vilket kan tänkas utmana kommunikationen mellan er och outsourcingpartnern.
På NORIAN utför vi våra tjänster på svenska i Litauen samt på engelska i Polen. För att kunna ge ett prisförslag behöver vi veta mer om er verksamhet och om era behov. Hur många arbetar idag med tjänsten ni önskar outsourca? Hur ser lönenivån ut hos er?
Med den erfarenhet vi har idag vet vi att våra kunders kostnader ofta sjunker med upp till 30%.
Tänk även på att en outsourcing inte bara innebär lägre kostnader. Med rätt outsourcingpartner ökar ni er trygghet och minskar en eventuell sårbarhet hos er som företag.
Vi har väldigt manuella processer, kan ni hjälpa oss?
Att arbetet hos er sker manuellt idag är inget hinder för outsourcing. Något som underlättar en outsourcing och kortar ned processen för ett övertagande av arbetsuppgifter är om ni har era arbetssätt dokumenterade i instruktioner. Då kan outsourcingpartnern snabbt sätta sig in i hur arbetet sker per idag.
Mycket manuellt arbete innebär möjlighet till utveckling och här är det viktigt att ni är tydliga med vad ni har för framtida mål. Vill ni göra resan mot ett modernare, effektivare och säkrare arbetssätt tillsammans med outsourcingpartnern?
Resan dit kommer att ta lite tid samt fokus men även ett engagemang från er sida då det under resans gång kommer att behöv tas en rad beslut. Ställ er dock frågan om ni har råd att inte göra denna resa!
Vi på NORIAN arbetar utifrån kundens situation och behov. Vårt första steg är att förstå hur processerna ser ut samt hur arbetsuppgifterna utförs idag. Därefter arbetar vi mot effektivare och säkrare processer som innebär besparingar för ert företag. Tillsammans med våra kunder sätter vi därefter upp mål för hur vi vill driva samarbetet vidare.
Att göra resan mot en mer effektiv och säker process kan dock driva tid och här är det viktigt att ge outsourcingpartnern utrymme för denna utveckling eftersom det kommer att komma kostnadsbesparingar framöver. På NORIAN drivs vi av utveckling och förbättringsarbete.
Behöver vi outsourca hela vår ekonomiavdelning eller kan vi välja vissa processer?
Vilka processer och vilka arbetsuppgifter ni önskar outsourca bestämmer ni själva. Ni kan välja en eller flera processer men även välja att outsourca en specifik arbetsuppgift.
När avtal skrivs med en outsourcingpartner avtalar parterna vem som ansvarar för respektive arbetsuppgift och med denna ansvarsmatris blir det tydligt för alla involverade.
Nyttan med att arbeta med en outsourcingpartner är att ni, som kund, enkelt kan skala upp eller skala ner efter att ert behov förändras. Allt från att utöka med en arbetsuppgift till att lämna över ytterligare en process.
På NORIAN rekommenderar vi att se över hela processen. Bygg och kvalitetssäkra först och främst en effektiv och kvalitativ process. Därefter kan ni fördela ansvar och arbetsuppgifter mellan er och den potentiella outsourcingpartnern. Det är viktigt att inte tappa helhetsbilden över processen för det kan resultera i att onödig tid läggs på ”omvägar” och ineffektiva processer vilket istället kan öka kostnaden för er.
Vi håller på att starta upp ett företag, kan ni hjälpa oss?
En outsourcingpartner kan självklart hjälpa er att komma igång. Vid uppstart av ett nytt företag är det mycket att tänka på och en erfaren outsourcingpartner kan här agera som en stödjande funktion. En outsourcingpartner har ofta god kunskap om olika typer
av system och kan ge rådgivning om vilket som kan passa era behov. En outsourcingpartner kan även ha samarbetsavtal med olika systemleverantörer.
Uppgifterna vid uppstart av nya företag skiljer sig dock mot den kommande löpande hanteringen och därför är det viktigt att detta finns tydligt formulerat i det avtal ni tecknar med outsourcingpartnern. På NORIAN hjälper vi alla kunder från små företag i tillväxt till stora koncerner.
